Automatisez vos processus papier avec Capture & Store

Avez-vous conscience du temps consacré à la gestion de vos documents papier ? Chaque jour, un temps précieux est perdu à rechercher des documents papier et à réaliser les mêmes tâches. De plus, s’en tenir à des processus manuels génère quotidiennement des coûts cachés. Alors simplifiez et automatisez vos processus papier avec le workflows documentaires Capture & Store !

Capture & Store

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Qu’est-ce qu’un workflow ?

Un Workflow se traduit de l’anglais par “flux de travaux”. C’est une représentation des tâches successives à accomplir par une personne ou une groupe de personnes pour réaliser une opération précise. Il modélise alors toutes les étapes et les éléments dans un processus de réalisation.

Les workflows documentaires vont permettre de faciliter la gestion des documents et les flux d’information entre collaborateurs. Ils désignent les processus informatiques ayant pour vocation d‘automatiser la transmission d’information d’une personne à une autre. Ils interviennent pour optimiser la gestion et le traitement manuel d’informations. Les documents suivent alors un trajet prédéfini et respectant les étapes clés pour atteindre un objectif, réalisé de manière collective. C’est donc une fonctionnalité à part entière des logiciels de gestion électronique de documents (GED) qui assure à l’entreprise une parfaite maîtrise des documents.

 

Dématérialisez vos processus papier avec Capture & Store

Aujourd’hui, les entreprise ont besoin d’intégrer, dans leurs flux documentaires, une grande quantité d’information disponibles sur support papier. Capture & Store est la solution idéale pour numériser des documents papier et les intégrer dans votre système de gestion documentaire (GED) : une plateforme logicielle performante fait le lien entre les documents papier, les fichiers électroniques et vos applications métiers.

Cette capture intelligente augmente la productivité des processus documentaires stratégiques de l’entreprise sur 3 phases clés :

1. La Capture du document depuis votre multifonction Toshiba ou votre PC

Couplée aux systèmes multifonctions Toshiba e-STUDIO, l’application Capture & Store permet aux administrateurs de générer des flux de production automatiques et de les enregistrer sous forme de modèles types. Vous pouvez ainsi numériser des documents d’un simple clic et lancer les flux de production les plus complexes.

Grâce aux fonctionnalités des systèmes multifonctions Toshiba, il est possible de prévisualiser leurs travaux sur l’écran tactile grand format et procèdent à l’ajustement dynamique du flux de production avant de transmettre les documents pour traitement.

e-BRIDGE Capture & Store permet également de numériser les documents directement depuis son PC en choisissant l’imprimante virtuelle e-Bridge Capture & Store, ou depuis un scanner standard.

2. Le Traitement

Capture & Store lance des opérations automatiques prédéfinies pour traiter le document et l’acheminer. Les divers modules associés à Capture & Store permettent de personnaliser le traitement des documents en fonction des spécificités de votre entreprises : conversion de format de fichiers, reconnaissance de codes-barres, reconnaissance intelligente de caractères, reconnaissance de texte et beaucoup plus encore.

3. Le Stockage

Selon votre infrastructure et vos flux de production, les documents traités sont automatiquement envoyés à la destination souhaitée.

Plusieurs destinations, allant du simple dossier sur PC à des espaces de stockage spécifiques (application financière, ERP, outil CRM ou de gestion documentaire) peuvent être associées à un même flux de production.

 

Automatisez vos actions de dématérialisation

Caputure & Store vous assiste lors de la phase de création de votre workflow avec un outil de design 100% graphique. Les différentes étapes clés se présentent sous forme de briques paramétrables qu’il suffit de relier entre elles pour formes un workflow documentaire.

Un tableau de bord permet aussi de contrôler l’état de l’application et les services associés. Grâce à l’intégration de Capture & Store sur l’écran de votre multifonction, l’utilisateur peut aisément choisir le workflow souhaité à partir du copieur.

 

Vous souhaitez plus de renseignement sur cette solution de dématérialisation ? Contactez-nous !